Palkkahallintoa on ulkoistettu jo vuosikymmenien ajan, ja palveluntarjoajat tuovat parhaimmillaan arvokkaan lisän toimintojen sujuvoittamiseen. Tässä blogissa HR-asiantuntijamme Sari Mattila avaa mietteitään ja ajatuksiaan siitä, mitä tarvitaan hyvän ja sujuvan yhteistyön saavuttamiseksi asiakkaan ja ulkoistuskumppanin välille sen jälkeen, kun organisaatiossa on päädytty ulkoistamaan palkkahallinto. Toimiva arki varsinaisen ulkoistusprojektin jälkeen on kummankin osapuolen etu. Hyvä kumppanuus edellyttää huolellista suunnittelua, selkeää viestintää ja avointa yhteistyötä.
Miltä näyttää onnistunut ulkoistusprojekti?
On ensisijaisen tärkeää, että ulkoistusprojektin jälkeisistä asioista sovitaan selkeästi jo ulkoistusta suunniteltaessa. Roolien ja vastuiden dokumentointi on avainasemassa – molempien osapuolten on kartoitettava odotuksiaan sekä ymmärrettävä hankittavan palvelun hintaan kuuluvat asiat ja mahdollisesti erikseen laskutettavat työt ja toiminnallisuudet. RACI-matriisi on hyödyllinen työkalu kuvaamisessa ja vastuiden määrittelyssä. Myös integraatiot ja niihin liittyvät tehtävät ja monitorointivastuut on syytä kirkastaa.
Neuvotteluvaiheessa, eli jo hyvissä ajoin ennen palvelun käyttöönottoa kannattaa huomioida muutostöiden hinnoittelu, toimittajan vastausajat (SLA) sekä mahdollisten virhetilanteiden käsittely. Asiakasorganisaation tilanteet ja tarpeet voivat myös muuttua esimerkiksi yritysostojen, yrityksen osittaisen myymisen tai vahvan orgaanisen kasvun myötä. Myös kustannukset palvelun skaalaamiselle joko alas- tai ylöspäin olisi hyvä käydä läpi tarjouspyyntövaiheessa tai viimeistään sopimusneuvotteluissa.
On muutenkin tärkeää keskustella valittavan palveluntarjoajan kanssa siitä, miten muutostilanteisiin varaudutaan ja palvelua kehitetään tulevaisuudessa. Hyvä palveluntarjoaja on valmis mukautumaan muutoksiin ja neuvottelemaan tarvittaessa uudelleen sopimusehdoista –yhdessä kasvaminen ja liiketoiminnan pitkäjänteinen kehittäminen edellyttävät kykyä sopeutua yllättäviinkin tilanteisiin.
Hyvä yhteistyö on kaiken a ja o
Kaikista tärkeintä on kuitenkin tiivis ja lämminhenkinen yhteistyö. Avoin ilmapiiri ja viestintä, jossa molemmat osapuolet voivat rakentavasti tuoda esiin näkemyksiään ja kehitysehdotuksiaan, ovat sujuvan yhteistyön keskiössä.
Luottamusta vaalivassa yhteistyössä kannattaa häivyttää jyrkät vastakkainasettelut toimittaja- ja asiakasrajapintojen välillä. Yhteistyön onnistuminen edellyttääkin sekä asiakkaalta että toimittajalta sitoutumista ja yhteistä tahtotilaa. Yhdessä toimimalla kaikki voittavat, sillä intressikin on yhteinen: tarjota ja saada parasta mahdollista palvelua.
Artikkelikuva: Minna Laukkanen
