Tekoäly on ottanut viime aikoina merkittäviä edistysaskelia, ja sitä hyödynnetään esimerkiksi projektinhallinnan eri osa-alueiden automatisoinnissa. Tekoälyn avulla voidaan seurata projektin edistymistä, ennakoida mahdollisia viivästyksiä, optimoida resurssien jakamista ja hallita riskejä. Lisäksi sitä voidaan käyttää tiedon keräämiseen, analysoimiseen ja jakamiseen – toisin sanoen olennaisiin projektinhallinnan osa-alueisiin.
On kuitenkin tärkeää todeta, että vaikka tekoäly voi toimia työkaluna monella projektinhallinnan osa-alueella, sillä ei voi korvata nohevaa projektipäällikköä.
Viestintä ja inhimillinen johtaminen avaintekijöitä
Projektipäälliköiden tärkeimpiä osaamisalueita on kartoitettu eri tutkimuksissa, ja osaamisvaateet vaihtelevatkin toimialasta ja yksittäisen projektin luonteesta riippuen. Keilin, Leen ja Dengin tutkimuksen (2013) mukaan IT-projektipäällikön tärkeimpiä taitoja ovat johtaminen, viestintätaidot, projektin laajuuden hallinta, kuunteleminen sekä projektisuunnittelu.
Projektipäällikkö vastaa projektitiimin johtamisesta ja motivoimisesta, ja hänen tulee varmistaa, että projektin jokainen vaihe heijastaa organisaation tavoitteita. Johtajuus näyttäytyy myös kykynä motivoida eri sidosryhmiä työskentelemään yhdessä kohti yhteistä päämäärää. Kyvykäs ja karismaattinen projektipäällikkö johtaa tiimiä kohti yhteistä visiota – siksi inhimillinen ymmärrys, empatia ja kyky tavoitella kunnianhimoisia unelmia nousevat arvoonsa. Vahvalla johtajuudella on myös kerrannaisvaikutuksia, sillä johtajuuden on todettu parantavan työryhmän suorituskykyä.
Viestintätaidot ovat projektipäällikön tärkeimpiä taitoja, sillä hänen on viestittävä selkeästi ja tehokkaasti kaikille sidosryhmille projektin eri vaiheissa. Ilman näitä hänen muut vahvuutensa voivat jäädä tehottomiksi – useimmat ongelmanratkaisu-, laajuudenhallinta- ja riskienhallintataidot edellyttävät kuitenkin hyviä viestintätaitoja. Viestintätaidot perustuvat projektipäällikön ihmissuhdetaitoihin, joita tekoäly ei pysty matkimaan. Tekoälyn ja ihmiset myös erottaa kyky ymmärtää kulttuurisia ja sosiaalisia vivahteita.
Sidosryhmien kuuntelua ja empatiakykyä
Projektin laajuuden ymmärtäminen, riippuvuuksien ja syy-yhteyksien tunnistaminen sekä projektiin vaikuttavien muutosten havaitseminen ovat edellytyksiä hankkeen onnistumiselle. Näiden taitojen ansiosta projektipäällikkö voi myös hallita sidosryhmien odotuksia ja projektin tuloksia. Ne ovat oleellisia jo projektisuunnitelmaa tehtäessä, ja niitä tulee pitää yllä hankkeen edetessä sekä uusien yksityiskohtien ilmetessä. Tekoäly voi auttaa tiedon analysoinnissa ja päätöksenteossa, mutta se ei voi tehdä monimutkaisia päätöksiä – näihin tarvitaan laaja-alaista ymmärrystä, intuitiota ja kokemusta.
Projektipäällikön kyky kuunnella edellyttää empatiaa, sillä hänen on ymmärrettävä projektin tilaa ja riskejä sekä hallittava sidosryhmien odotuksia. Kun projektipäällikkö kuuntelee sidosryhmien jäseniä ja ymmärtää aidosti heidän huolenaiheitaan, hän voi tehdä tehokkaampia ja tasapainoisempia päätöksiä johtajana. Jos projektipäällikkö ei itse ole teknisesti orientoitunut, teknisten asiantuntijoiden kuunteleminen ja heidän kohtaamiensa ongelmien hahmottaminen on kriittistä. Puutteet tällä alueella saattavat johtaa jopa hankkeen epäonnistumiseen. Sidosryhmien kuuntelemisessa on otettava huomioon myös eettiset näkökohdat. Joskus on tehtävä moniulotteisen tiedon pohjalta myös moraalisia päätöksiä. Onko esimerkiksi käyttäjätietojen kerääminen kaikissa tilanteissa oikein, vaikka käyttäjät antaisivat siihen suostumuksensa? Ymmärtävätkö käyttäjät todella, mitä tietoja heistä kerätään ja mihin niitä käytetään?
Suunnittelua ja mukautumiskykyä
Projektisuunnittelu on yksi projektipäällikön keskeisimmistä tehtävistä. Projektipäälliköiden on hallittava projektien aikatauluja ja varmistettava, että tehtävät ja resurssit on jaettu tehokkaasti. Vaikka suunnittelu on projektipäällikön vastuulla, sen tekeminen edellyttää saumatonta yhteistyötä kaikilta avaintekijöiltä.
Osaava projektipäällikkö johtaa tiimiä viestimällä projektin etenemisestä ja suunnasta, johon ollaan yhdessä pyrkimässä. Projektipäällikkö voi käyttää myös luovuuttaan ja innovaatiokykyään projektien hallinnassa ja ongelmanratkaisussa. Näillä alueilla tekoäly jää auttamatta jälkeen. Tutkimuksissa on määritelty projektihenkilöstön tietojen ja osaamisen puutteet yhdeksi suurimmista riskeistä, jotka voivat realisoituessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen.
Projektipäällikkö tarvitsee monenlaisia taitoja, mutta sen lisäksi hänen on osattava painottaa niitä eri tavoin hankkeen eri vaiheissa (Skulmoski ja Hartman 2010). Projektin alussa tarvitaan kyseenalaistamista ja haastamista. Suunnitteluvaiheessa taas korostuvat projektinhallintataidot ja -tiedot sekä kyky tukea konsensuksen rakentamista. Toteutusvaiheessa tärkeimmäksi taidoksi ovat osoittautuneet tiimityöskentely- ja viestintätaidot. Projektin loppuvaiheessa avainasemassa ovat kyky jakaa tietoa sekä antaa tunnustusta ja rakentavaa palautetta.
Eläköön siis ihmisyys, ja eläköön nohevat projektipäälliköt!
(Kuva: Minna Laukkanen)
