Yksi työntekijä käyttää tekoälyä apurina dokumentin kirjoittamisessa. Toinen sparraa tekoälyn kanssa omia ideoitaan laatiessaan strategiaa ja toimintasuunnitelmaa. Työnteon todellinen tehostaja tekoäly on silloin, kun tarvitsee käydä läpi isoa määrää tietoa. Tekoäly löytää nimittäin datamassan joukosta alta aikayksikön yhtäläisyyksiä ja trendejä.
Suuret yritykset ovat jo jonkin aikaa hyödyntäneet tekoälyä rekrytoinnissa. Tyypillisesti tekoäly valjastetaan tekemään esikarsintaa kirjallisten työhakemusten perusteella, sillä usein satojen hakemuskirjeiden ja ansioluetteloiden läpikäyminen vie ihmiseltä yksinkertaisesti liikaa aikaa.
Tässä voidaan kuitenkin astua sudenkuoppaan nimeltä EU:n tekoälysäädös. Sellaista seuraava esimerkki elävästä elämästä edustaa.
Eräs yritys oli palkkaamassa taloon uutta työntekijää ja päätti hyödyntää rekrytoinnissa tekoälyn apua. Yritys käytti tekoälyn kouluttamiseen oman henkilökunnan ansioluetteloita. Niiden pohjalta tekoäly seuloi työhakemusten joukosta mielestään parhaat ehdokkaat jatkoon.
Mikä oli lopputulos? Muuten ihan hyvä, mutta yksikään nainen ei ollut edennyt jatkoon. Pian kävi ilmi, mistä asia johtui: tekoälyä oli epähuomiossa koulutettu pelkästään miesten ansioluetteloilla.
”Tekoälyn käytössä on aina omat vaarat ja riskit vinoumista”, varoittaa Klarigon johtava konsultti Piia Jahkonen.
Piia on perehtynyt tekoälyyn henkilöstöhallinnon näkökulmasta. Hän sanoo, että HR-osastot voivat tehostaa toimintaansa tekoälyn avulla. Silloin on kuitenkin tiedettävä, mitä tekee. Tärkeää on muun muassa noudattaa EU:n tekoälysäädöstä. Se koskettaa kaikkia EU:n alueella toimivia yrityksiä, jotka käyttävät toiminnassaan tekoälyä.
”EU:n tekoälysäädöksen rikkominen voi tulla yritykselle kalliiksi, kun rikkeistä aletaan myöhemmin antaa sanktioita”, Piia varoittaa.
EU:n tekoälysäädös ja neljä eri riskitasoa
EU:n tekoälysäädös eli Artificial Intelligence Act astui voimaan viime vuonna. Sitä aletaan soveltaa täysimääräisesti elokuussa 2026, lukuun ottamatta joitakin poikkeuksia, jotka tulevat voimaan myöhemmin.
Säädöksen tavoitteena on edistää tekoälyn vastuullista kehittämistä ja käyttöä
EU lähestyy asiaa riskien kautta: mitä suuremman riskin tekoälyjärjestelmä aiheuttaa, sitä tiukemmin sitä säädellään. Riskit se jakaa neljään luokkaan.
Selvänä uhkana ihmisten turvallisuudelle, toimeentulolle ja perusoikeuksille pidettävät tekoälyjärjestelmät on kielletty kokonaan. Toista ääripäätä edustavat tekoälyä hyödyntävät pelit ja roskapostisuodattimet. Niiden aiheuttamat riskit katsotaan vähäisiksi tai olemattomiksi, eikä niitä säännellä lainkaan.
Rajoitetun riskin tekoälyjärjestelmiä ovat asiakaspalvelua tekevät chatbotit ja sisältöä tuottavat tekoälyt. Niissä EU edellyttää läpinäkyvyyttä eli käyttäjälle on ilmaistava selvästi, että hän on tekemisissä tekoälyn kanssa.
Korkean riskin järjestelmiksi EU määrittelee esimerkiksi pankkien luottopäätöksen tekemiseen, terveydenhuoltoon ja rekrytointiin osallistuvat tekoälyjärjestelmät. Niitä säädellään tarkasti. Tekoälyjärjestelmä ei esimerkiksi saa syrjiä ketään henkilökohtaisten ominaisuuksien, kuten iän tai sukupuolen, perusteella. Parhaimmillaan tekoäly kuitenkin helpottaa huomattavasti rekrytointia tekevän työtä. Pitää vain huolehtia siitä, että tekoäly tekee ehdokkaiden jaottelun objektiivisesti ja EU:n tekoälysäädöstä noudattaen.
”On pelkästään järkevää antaa tekoälyn seuloa jopa tuhannen hakemusten joukosta työtehtävään parhaiten soveltuvat ehdokkaat, koska se nopeuttaa merkittävästi rekrytoinnin ensimmäistä vaihetta”, Piia korostaa.
”Alkukarsintaa varten tehdyn pisteytyksen pitää kuitenkin kestää lähempää tarkastelua.”
Kaksi kärpästä yhdellä iskulla: EU:n tekoälysäädös ja GDPR
EU:n tekoälysäädös ja yleinen tietosuoja-asetus eli GDPR linkittyvät tiiviisti toisiinsa. Siksi yritykset, jotka ovat hoitaneet GDPR-asiat jo alun perin huolella ja päivittäneet vielä myöhemmin tietosuojakäytännöt ja riskienhallintamenettelyt vastaamaan yrityksen nykytilannetta, ovat vahvoilla myös tekoälysäädöksen suhteen.
”Parhaassa tapauksessa tietosuojakäytännöissä on jo otettu huomioon se, miten dataa mahdollisesti myöhemmin hyödynnetään tekoälyn kanssa”, Piia kertoo.
Jos taas henkilöstöhallinnon tietosuojaa käsitteleviä dokumentteja ei ole päivitetty tietosuoja-asetuksen voimaan astumisen jälkeen, voi olla paikallaan kartoittaa tilanne paitsi tekoälyjärjestelmien myös GDPR:n suhteen.
”Järjestelmillä ja teknologioilla on tapana kehittyä. Siksi niiden taustalla olevat dokumentit pitää päivittää ajantasaiseksi samoin kuin dokumentaatiota koskevat prosessit. Lisäksi dokumentaatio on pidettävä ajan tasalla jatkossakin.”
EU:n tekoälysäädös on asia, jota ei Piian mukaan kannata pelätä. Henkilöstöhallinnon päättäjän kannattaa pikemminkin miettiä, miten hänen johtamansa yksikkö voisi hyödyntää tekoälyä toiminnoissaan.
Monet henkilöstöhallinnon järjestelmät sisältävät tekoälyä hyödyntäviä työkaluja, joiden avulla on mahdollista tehostaa rutiininomaisia työtehtäviä. Mikäli yrityksellä on tällaisia työkaluja käytössä, nyt on viimeistään aika alkaa arvioida niitä suhteessa tekoälysäädökseen.
”Mikäli tekoälyn suorittamassa tehtävässä liikutaan yleisellä tasolla, velvoitteita on aika vähän. Esimerkiksi jos tekoäly auttaa selvittämään, kuinka vuosiloma määräytyy lain mukaan”, Piia avaa.
”Jos taas tekoälyä käyttää vastaamaan jonkun työntekijän kysymyksiin hänen omien henkilökohtaisten palkanlisiensä määräytymiseen liittyen, silloin tekoäly pääsee käsiksi henkilötietoihin, mikä aiheuttaa oman jumppansa.”
EU:n tekoälysäädös ja tekoälylukutaito
Helmikuun alussa astui voimaan EU:n tekoälysäädöksen neljäs artikla. Se velvoittaa yrityksiä kouluttamaan työntekijät vastuullisiksi tekoälyjärjestelmien käyttäjiksi. Puhutaan siis tekoälylukutaidosta.
Koulutuksen sisältö pitää räätälöidä henkilöstöryhmien tarpeen mukaan.
Esimerkiksi teknistä työtä tekevien koulutus poikkeaa henkilöstöhallinnon tai compliance-toiminnon työntekijöiden koulutuksesta. Tekoälyä vähemmän käyttäville työntekijöille voi taas riittää perustason koulutus, jossa käydään läpi tekoälyn soveltamista käytännön työhön. Säännöllisesti tapahtuvien koulutusten tarkoituksena on yhtäältä lisätä ihmisten ymmärrystä tekoälystä ja toisaalta taitoa kyseenalaistaa sen tuotoksia.
Aika moneen ihan perus toimisto-ohjelmistopakettiin sisältyy jo tekoälyavusteisia toiminnallisuuksia. Kuuluvatko myös niitä käyttävät EU:n tekoälyasetuksen piiriin?
”Kyllä kuuluvat, mutta ei hätää: tekoälysäädökseen liittyvät asiat ehditään vielä laittaa kuntoon, jos sitä ei olla vielä tehty”, Piia vastaa.
Klarigo auttaa EU:n tekoälysäädöksen kanssa
EU:n tekoälysäädös tuo tullessaan paljon vastuuta ja velvoitteita, erityisesti suuririskisiä tekoälyjärjestelmiä koskien. Niiden takia ei kuitenkaan kannata jättää hyödyntämättä tekoälyn tuomia hyötyjä.
”Euroopan komissio on ilmaissut, että säädöstä laatiessaan he ovat pitäneet mielessään sen, ettei säädös estä yrityksiltä innovointia ja bisneksen tekoa”, Piia korostaa.
Yleisesti ottaen asetus onkin oikein hyvä ja tärkeä asia, koska sen ytimessä on ihmisten suojaaminen tekoälyn vaaroilta. Valitettavasti moni asia tekoälysäädöksessä on sanottu kuitenkin melko vaikeasti, minkä lisäksi säädöksen eri sääntöjä ja velvoitteita aletaan soveltaa pitkin matkaa seuraavien vuosien aikana.
”Ymmärrän hyvin tuskan, jota EU:n tekoälysäädös saattaa yrityksissä aiheuttaa”, Piia myöntää.
Lievitystä tuskaan tarjoaa Klarigo, joka auttaa esimerkiksi henkilöstöhallintoa ottamaan tekoälysäädöksen velvoitteet haltuun ja välttämään siinä piilevät vaarat.
Yhteistyö voidaan aloittaa esimerkiksi kartoittamalla, mitä tekoälyjärjestelmiä yrityksellä on käytössä ja mihin riskiluokkaan järjestelmät kuuluvat. Kartoituksessa paljastuneet puutteet ja kehityskohdat, kuten hallintamallien ja ohjeistuksien laatiminen, helpottavat liikkeellelähtöä asioiden kuntoon saattamiseksi.
”Samaan syssyyn voi olla järkevää myös ajantasaistaa yrityksen GDPR-käytännöt ja dokumentaatio, jos niitä ei ole vähään aikaan tehty”, Piia vinkkaa.
Klarigo on henkilöstöhallinnon luottopartneri. Meillä on syväosaamista henkilöstöhallinnon eri osa-alueista, prosesseista ja niiden kehittämisestä. Omaamme vahvan tietotaidon myös järjestelmäpuolelta ja työskentelemme aina täysillä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Teemme myös tekoälyyn ja EU:n tekoälysäädökseen liittyviä toimeksiantoja. Autamme esimerkiksi luokittelemaan tekoälyjärjestelmiä riskien perusteella ja luomaan hallintamalleja. Palveluihimme kuuluu myös tekoälylukutaito-koulutuksien suunnittelu yhdessä asiakkaidemme kanssa.
