Kun yrityksen eteen tulee eteen uuden bisnesteknologian kilpailutus, apuun kannattaa kutsua Klarigon johtava konsultti Monica Välimäki. Monicalla on kymmenien vuosien kokemus vaativista it-projekteista. Viime aikoina hän on johtanut menestyksekkäästi myös yritysten varainhallinnan järjestelmien valinta- ja käyttöönottoprojekteja.
Treasury-osasto vartioi yrityksen rahakirstua. Se hallitsee esimerkiksi yrityksen likvidejä varoja ja pitkäaikaisia sijoituksia.
”Treasuryn tehtävänä on tietää, paljonko on yrityksellä on varoja, mihin ne on sijoitettuna ja kuinka nopeasti niitä voi tarvittaessa saada sijoituksista irti”, Monica kiteyttää
Modernit, pilvipohjaiset bisnesteknologiat helpottavat tätä työtä. Mitä suurempi yritys, sitä suuremmasta varallisuudesta yleensä puhutaan – ja sitä tärkeämpään rooliin astuu treasury-ratkaisu. Pienessä yrityksessä turvaudutaan usein taulukkolaskentaohjelmaan. Ensimmäinen treasury-järjestelmä hankitaan, kun yritys kasvaa, eikä Excel enää riitä yrityksen tarpeisiin.
”Excelissä inhimillisen virheen mahdollisuus kasvaa suureksi. Siksi suosittelen jonkinlaisen treasury-järjestelmän hankkimista”, Monica sanoo.
Treasury-järjestelmän kilpailutus – näin se tehdään
Markkinoilta löytyy kymmeniä ellei satoja treasury-järjestelmiä. Niiden kirjo erilaisten ominaisuuksien ja toiminnallisuuksien suhteen on laaja. Treasury-järjestelmä mahdollistaa tiedon keruun kaikista treasury-osaston transaktioista yhteen paikkaan.
Monica vertaa, että jotkut järjestelmät ovat soutuveneitä, toiset jahteja. Jättiyritysten tarpeita vastaavat, monimutkaiset järjestelmät voi melkein rinnastaa armeijan lentotukialukseen. Se mikä soveltuu hienosti pk-yrityksen käyttöön, jää helposti suuren yhtiöryhmän tarpeisiin riittämättömäksi.
Yrityksen tarpeisiin soveltuvan treasury-järjestelmän löytäminen kilpailutuksen avulla on yksi asia, jossa Monica tai joku muu Klarigon konsultti voi olla avuksi. Toinen on teknologian käyttöönotto, kun järjestelmä on valittu. Tällöin puhutaan projektista, joka voi kestää vajaasta puolesta vuodesta jopa vuoteen. Sisäisten ja ulkoisten integraatioiden määrä sekä etenkin niiden kompleksisuus on yksi asia, joka saattaa pitkittää projektin kestoa.
”Tarkkaa aikaa projektin kestolle on hyvin vaikea sanoa, sillä muuttuvia tekijöitä on niin paljon, ja jokainen projekti on ainutlaatuinen ja ainutkertainen yksilö.”
Treasury-järjestelmän valitseminen aloitetaan nykytilanteen ja -tarpeiden kartoituksella sekä ongelmakentän tunnistamisella.
Sen jälkeen käännetään katse tulevaisuuteen, sillä treasury-järjestelmän elinkaari voi ulottua jopa viidentoista vuoden päähän. Aivan näin pitkälle ei mikään yritys voine tarkoin ennustaa tarpeitaan, mutta ainakin muutaman vuoden päähän olisi hyvä arvioida tavoitetilaa uuden teknologian suhteen. Onneksi treasury-ratkaisut parhaimmillaan skaalautuvat yrityksen kulloiseenkin tarpeeseen esimerkiksi erillisillä käyttöönotettavilla moduuleilla.
”Kun tiedetään, mitkä ovat treasury-osaston nykyiset tavat toimia ja toisaalta, mitkä työnkulut ja prosessit ovat yrityksen tavoittelemassa tilassa, on helppo lähteä tutkimaan, millaisia vaihtoehtoja markkinoilla on tarjolla”, Monica toteaa.
Tyypillinen treasury-projekti on esimerkiksi sellainen, jossa vanha, omilla palvelimilla sijaitseva järjestelmä korvataan uudella, SaaS-pohjaisella pilvipalvelulla. Tällöin järjestelmän valitsemisen merkitys korostuu, koska pilvessä sijaitsevia järjestelmiä ei oikein voi tai kannata kustomoida yrityksen toiveiden mukaan.
”Siksi valinta tehdään pitkälti sen perusteella, mikä palvelu sopii parhaiten yrityksen tarpeisiin ja kuinka paljon omaa toimintaa ollaan valmis muokkaamaan järjestelmän mukaan.”
Bisnesteknologian standardissa pitäytyminen kannattaa myös siksi, että se helpottaa järjestelmän ylläpitoa ja tukea.
”Jos on kovasti räätälöityjä toiminnallisuuksia, niitä joutuu aina testaamaan ohjelmistopäivitysten jälkeen. Myös virheiden etsimiseen kuluu hirveästi aikaa.
Tiimille vapaus laatia projektin aikataulu
Suomalaisyritysten treasury-osastot ovat kohtuullisen kokoisia. Suurehkossa firmassa kirstunvartijoita voi olla vain kourallinen. Monican mukaan tämä voi asettaa haasteita treasury-järjestelmän käyttöönottoprojektin aikatauluun.
Projekteja edistetään kolmikannassa, jossa ulkopuolisen projektipäällikön ja järjestelmän toimittajan työntekijöiden lisäksi pääroolissa ovat tilaajan edustajat eli treasury-yksikön työntekijät sekä sen lähimmät sidosryhmät.
Monica sanoo, että hän saa päivittäin tasapainoilla, milloin tiimin jäsenillä on päivätöiltään aikaa projektille. ”Ymmärrän, että resurssit eivät ole joka hetki käytettävissä.”
Omien asiantuntijoiden osallistuminen ja sitoutuminen projektiin on välttämätöntä. Ensinnäkin heidän omistamaa hiljaista tietoa yrityksen tarpeista, toiveista ja toimintatavoista ei voi ostaa alihankintana. Toisekseen työntekijät oppivat projektin aikana uuden järjestelmän metkut.
”He saavat samalla perusteellisen perehdytyksen järjestelmän logiikkaan ja dataan, tiedon rakenteeseen sekä sisäisiin ja ulkoisiin integraatioihin. Tämän prosessin käytyään he osaavat käyttää treasury-järjestelmää arjessaan”, Monica kertoo.
Haasteita tuottavat kuitenkin aikataulut. Treasury-asiantuntijoita ei voi irrottaa päivittäisistä töistään projektiin täysillä mukaan, koska muuten perustyöt voisivat jäädä tekemättä. Monican mukaan tämä onkin syytä pitää kirkkaana mielessä, kun projektille laaditaan aikataulua.
Parasta olisi laatia aikataulu projektitiimin kanssa. Silloin kaikki saadaan sitoutumaan siihen. Tiimiin kuuluvat tyypillisesti projektipäällikön lisäksi yrityksen sisäisiä työntekijöitä sekä järjestelmätoimittajan edustajia.
”Ylhäältä annettu aikataulu on harvoin realistinen”, hän sanoo.
Valitettavasti monta kertaa käy kuitenkin niin, ettei projektitiimi pääse vaikuttaa aikatauluun, vaan se tulee annettuna. Tällöin haasteeksi muodostuu se, kuinka viestiä siitä, ettei projektia pystytä viemään läpi toivotusta tahdissa.
Monica toki ymmärtää, mistä aikataulupaineet kumpuavat. ”Projektin viivan alle jäävät hyödyt halutaan realisoida mahdollisimman nopeasti. Projektit myös kuluttavat resursseja, jotka halutaan vapauttaa muuhun käyttöön.”
Ihmiset tekevät projektin
Resurssi kuulostaa kylmältä termiltä silloin, kun sillä tarkoitetaan projektin pariin osoitettua työntekijää. Kyseessä on tuolloin aina ihminen, jonka asiantuntemus on projektin käytössä projektin ajan.
Monica Välimäki on johtanut it-projekteja vuosikymmenten ajan. Hän on oppinut, että ihmisten kunnioittaminen, arvostaminen ja arvostuksen osoittaminen johtavat hyvään lopputulokseen.
”Järjestelmiä ei ole ilman ihmisiä ja ihmiset tekevät projektin.”
Siksi Monica haluaa aina varata aikaa keskusteluun tiimiläisten kanssa, kuunnella heitä tarkalla korvalla ja osoittaa heille tarvittaessa empatiaa. Tämä kasvattaa tiimiläisten sisäistä motivaatiota, mikä pitkällä tähtäimellä edesauttaa projektin valmistumista aikataulussa.
Hän muistuttaa, että jokaisella meistä löytyvät omat heikkoutemme ja vahvuutemme. Ne on myös tärkeää tunnistaa kultakin projektissa mukana olevalta ihmiseltä, ja hyödyntää vahvuuksia projektin parhaaksi.
”Tämä on yksi tärkeimmistä asioista, joka työtäni ohjaa”, Monica sanoo.
Teksti: Jussi Miettinen
Klarigon visiona on olla Suomen välittävin konsulttitalo. Järjestelmäriippumaton Klarigo välittää taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja analytiikan asiantuntijoita erilaisiin toimeksiantoihin. Monica ja Klarigon muut konsultit auttavat teitä mielellään esimerkiksi taloushallinnon järjestelmien kilpailutuksissa ja muissa vaativissa projekteissa. Tutustu Klarigon palveluihin.
- Lue myös: Tietojärjestelmien moniottelija Monica Välimäki valjastaa osaamisensa Klarigon asiakkaiden käyttöön
6 treasuryn tehtävää
Treasury-toiminnot ovat olennaisia yrityksen taloudellisen terveyden ja jatkuvuuden varmistamiseksi. Hyvin hoidettu treasury-toiminto voi parantaa yrityksen tehokkuutta ja taloudellista vakautta merkittävästi. Yrityksen toimintaa tukeva treasury-järjestelmä auttaa tässä työssä.
1. Kassanhallinta
Treasury varmistaa, että yrityksellä on riittävästi käteisvaroja päivittäisten toimintojen hoitamiseen sekä lyhyen että pitkän aikavälin tarpeiden kattamiseen.
2. Rahoitus
Treasury suunnittelee ja toteuttaa yrityksen rahoitusstrategioita, mukaan lukien lainojen hankkiminen ja takaisinmaksujen hallinta. Tämä voi sisältää myös osakeannin tai velkakirjojen liikkeeseenlaskun.
3. Sijoitukset
Treasury hallitsee ylimääräisiä käteisvaroja ja tekee sijoituspäätöksiä, jotka maksimoivat tuoton, ottaen huomioon yrityksen likviditeettitarpeet ja riskiprofiilin.
4. Riskienhallinta
Treasury tunnistaa ja hallitsee rahoitukseen liittyviä riskejä, kuten valuuttakurssi-, korko- ja hyödykeriskejä. Tämä voi sisältää johdannaisinstrumenttien käyttöä riskien suojaamiseen.
5. Likviditeetin hallinta
Treasury varmistaa, että yrityksellä on aina riittävästi likviditeettiä kattamaan lyhyen aikavälin velvoitteet ja operatiiviset tarpeet.
6. Maksuliikenne
Treasury hallitsee ja optimoi yrityksen maksuliikennettä sekä koti- että ulkomailla.
Tämän faktalaatikon luomisessa on hyödynnetty tekoälyä.
