Uudenlaiset tavat tehdä it-kehitystä ja tekoälyä kehittävien toimijoiden edistysaskeleet muokkaavat projektipäällikön työnkuvaa. Esimerkiksi ketterän kehityksen yleistyminen on pitkään haastanut perinteistä tapaa toteuttaa projekteja.
Tässä artikkelissa kokeneet it-ammattilaiset kertovat näkemyksiään, miltä näyttää projektipäällikköyden tulevaisuus. Onko perinteisille projektipäälliköille sijaa tekoälyn ja ketterän kehityksen aikakaudella? Entä millaisia ominaisuuksia ja taitoja tulevaisuuden projektipäälliköltä edellytetään?
Näkemyksiään Klarigolle kertoivat projektipäällikkö Suvi Lintunen SOK:lta, palvelujohtaja Terhi Ruponen ja palvelupäällikkö Eveliina Sivlén LähiTapiolasta sekä projektitoimiston johtaja Marko Siro Metsä Groupista.
Ja aloitetaan heti hyvillä uutisilla. Neljän asiantuntijan mielestä projektipäälliköitä tarvitaan myös jatkossa. Samaan lopputulokseen päätyi viime vuonna myös tutkimusyhtiö Gartner maailmanlaajuisessa tutkimuksessaan. Gartnerin mukaan projektipäällikkö voi itse asiassa olla yksi nopeimmin kasvavista projektitoimiston rooleista lähivuosina.
Projektipäällikön työnkuva ja toivotut ominaisuudet kuitenkin elävät koko ajan.
Projektipäällikkö: Ihmisten johtaja
SOK:n Suvi Lintunen muistelee, ettei tästä ole kauaa, kun projektin vetämisessä painottuivat tekninen suorittaminen ja tehokkuusajattelu.
”Katsottiin, että projektipäällikkö oli onnistunut työssään, kun hän pysyi aikataulussa, laadussa ja budjetissa”, Lintunen sanoo.
Tämä näytti tietysti paperilla hyvältä, mutta projektin päättymisen jälkeen arki uuden järjestelmän tai ohjelmiston parissa ei sitten sujunut suunnitellusti, koska niiden loppukäyttäjiä ei ollut pyydetty projektiin mukaan.
”Nykyään korostuu ihmisten johtamisen taidot ja muutoshallinta. On tärkeää, että muutosta tehtäessä pystytään myös viestimään siitä ja sitouttamaan ihmisiä jo etukäteen tulevaan muutokseen”, Lintunen sanoo.
Metsä Groupin Marko Siro kertoo, että hyvä projektipäällikkö hallitsee jatkossakin projektijohtamisen menetelmät ja parhaat käytännöt. Lisäksi projektipäälliköiltä edellytetään liiketoiminnallista ja strategista suuntautuneisuutta. Mutta lopulta Sironkin mielestä kyse ihmisten johtamisesta koko ajan monimutkaisemmaksi muuttuvassa maailmassa.
”Menestyksekäs projektipäällikkö osaa viedä ihmisten kykyjä ja osaamista projektin tavoitteita kohden, on sitten kyseessä projektitiimi tai projektin sidosryhmät, kuten ohjausryhmät”, Siro näkee.
Myös LähiTapiolan Terhi Ruponen ja Eveliina Sivlén sanovat, että hankejohtajilta ja projektipäälliköiltä odotetaan kykyä johtaa ihmisiä ja muutosta siten, että langat pysyvät käsissä ja projektit etenevät kohti tavoitetta sovitussa aikataulussa ja budjetissa.
Ruposen mukaan LähiTapiolassa työskentelevät hankkeiden vetäjät ymmärtävät hyvin pehmeiden arvojen merkityksen hektisessä työelämässä.
”Kun kysyimme hankejohtajilta toiveita osaamisen kehittämisen teemoista, aihealueiksi toivottiin positiivista psykologiaa ja ratkaisukeskeisen kulttuurin edistämistä”, Ruponen sanoo.
Eveliina Sivlén näkee, että hyvä projektipäällikkö osaa johtaa ihmisten lisäksi myös itseään esimerkiksi välttääkseen multitaskaamisen. Usean keskittymistä vaativan työn tekeminen yhtä aikaa kuormittaa ja heikentää työtehoa. Tämä on valitettavan yleistä myös projektipäälliköiden keskuudessa.
”Korona-aikana puurtaminen jäi monella päälle. Meillä järjestetään aiempaa enemmän läsnäolopalaveja, joihin tietokoneita ei oteta mukaan”, sanoo Sivlén, joka itse pitää välillä kokouksia ulkona kävellen.
Ketterä kehitys ei vie projektipäällikön töitä
Ohjelmistoja kehitetään ja projekteja hallitaan yhä useammin ketterin menetelmin.
Ketterän kehityksen malleja on monta erilaista. Yhteistä niille on se, että iso kokonaisuus palastellaan pieniin osiin, joita voidaan tarvittaessa ottaa käyttöön heti niiden valmistuttua.
Liiketoiminta tykkää, kun tuloksia nähdään parhaimmillaan parin viikon välein ja hommat tuntuvat etenevän sutjakkaasti. Ketterän kehityksen on kuitenkin koettu uhkaavan projektipäällikön toimenkuvaa, sillä projektipäällikön tehtävät ja vastuut jaetaan ketterissä malleissa tiimin jäsenille.
Totuus on kuitenkin toinen. Vaikka esimerkiksi LähiTapiolassa valtaosa it-kehityksestä tehdään nykyään ketterästi kehittäen, vakuutusyhtiöön on palkattu viime aikoina lisää työntekijöitä, joiden käyntikortissa lukee projektipäällikkö.
Yhdellä Suomen suurimmista vakuutusyhtiöistä on oma SAFen viitekehykseen perustuva ketterän kehittämisen toimintamalli. Tämän mallin käyttöön myös ulkopuoliset konsultit koulutetaan.
”Kutsumme tätä LähiTapiolan ketteräksi toimintamalliksi”, Terhi Ruponen sanoo.
Ruponen ja Sivlén kertovat, että LähiTapiolan mallissa projektipäälliköitä tarvitaan esimerkiksi silloin, kun useat ketterän kehityksen tiimit tekevät töitä osana suurta projektia tai hanketta.
Sivlénin mukaan projektipäällikön tehtävänä on tällöin muun muassa selvittää projektin käynnistämisen edellytykset ja tavoitteet yhdessä projektin omistajan kanssa.
”Projektipäällikkö vastaa kokonaissuunnittelusta, ja hänellä on yleensä päältä katsojan rooli”, Sivlén kertoo.
Ihannetilanteessa ketterät tiimit saavat työrauhan, mutta aina se ei ole mahdollista. Samaan aikaan yhtä isoa projektia voi nimittäin olla edistämässä useita ketterän kehityksen tiimejä, joiden lopputulosten välillä löytyy keskinäisiä riippuvuuksia. Jos yhden tiimin työt eivät meinaa valmistua ajoissa, se voi myöhästyttää muiden tiimien seuraavan jakson aloittamista. Tähänkin tarvitaan projektipäällikköä.
”Ketterässä kehityksessä projektipäällikkö voi tehdä yhtä projektia kahden vuoden ajan kymmenen viikon jaksoissa”, Ruponen sanoo.
Gartnerin tutkimus tukee haastateltavien näkemyksiä. Organisaatiotietoisuus, monialainen yhteistyö ja asiakaskeskeisyys ovat erityisen tärkeitä ketterissä ja tuotekeskeisissä malleissa, joissa työn luonteeseen kuuluvat organisaation eri siilojen yhdistäminen ja yrityksen laajuisen arvon tuottaminen.
”Projektipäällikkö on yhä useammin asiakkaiden ja sidosryhmien risteyskohdassa. Siksi heidän on toimittava laajemmalla toimialalla ja strategisemmin maksimoidakseen liiketoiminta-arvon”, Gartnerin tutkimusta referoivassa Harvard Business Review’n artikkelissa todetaan.
Seuraavan sukupolven projektipäällikkö hallitsee taloudellisen ajattelutavan
SOK:n Suvi Lintunen ei täysin ymmärrä vastakkainasettelua ketterän kehityksen ja suoraviivaisen vesiputousmallin välillä. Hänen mielestään ketterä kehitys toimii pienessä ja keskisuuressa it-kehityksessä. Mutta isoissa hankkeissa vesiputousmalli on usein ketterää kehitystä parempi vaihtoehto.
”Suurissa projekteissa, joissa on paljon riippuvuuksia ja osapuolia, joita pitää pystyä huomioimaan, vesiputousmalli on hyvä”, Lintunen pohtii.
Toki Lintunen tunnistaa myös vesiputousmallin heikkoudet, kuten läpinäkymättömyyden liiketoiminnan suuntaan ja jäykkyyden muutosten suhteen. Siksi hän etsinyt tutkittua tietoa, kuinka isoja hankkeita voitaisiin toteuttaa ketterin menetelmin. Yksiselitteistä vastausta tähän hän ei ole kuitenkaan löytänyt.
Toki SOK:lla käytetään ketteriä menetelmiä osana isoja kehityshankkeita mutta se ei ole poistanut tarvetta projektipäälliköille. Tällöin projektipäällikkö vastaa siitä, että projekti etenee suunnitellussa aikataulussa ja budjetissa. Taloudellinen ajattelutapa on myös Gartnerin näkemyksen mukaan taito, jota seuraavan sukupolven projektipäälliköiden on hyvä hallita.
”Jonkun pitää toimia aina myös kirstunvartijana, ettei projektia yli- tai aliresursoida. Tämä vaatii projektipäällikön osaamista samoin kuin yhteistyö, viestintä ja muutosjohtaminen”, Lintunen näkee.
Metsä Groupin Marko Siron mielestä perinteisessä vesiputousmallissa on omat vahvuutensa ja heikkoutensa, joista yksi on perinteiseen malliin usein liittyvä projektin pitkäkestoisuus.
”Kuka oikeasti pystyy nykyisessä teknologian kehityksessä arvioimaan lopputulosta jonnekin parin, kolmen vuoden päähän?” Siro kysyy.
Toisaalta vesiputousmallilla on edelleen paikkansa Metsä Groupissa.
“Perinteinen projektimalli on hyvä, kun teemme toteutuksia esimerkiksi tehdasseisokkien aikana. Tällöin on projektille määritelty kiinteä sisältö ja aikataulu, ja inkrementaalisella mallilla on vähemmän sijaa tekemisessä”, Siro toteaa.
Perinteistä mallia käytetään yhtiössä yleensä myös silloin, jos projektissa yhdistyy kaksi eri toimialaa, kuten rakentaminen ja ICT. Tällöin vesiputousmalli on usein tutumpi eri toimijoiden kesken.
”Yleisesti ottaen perinteinen malli on toimiva kun teemme jotain, mistä meillä on paljon kokemusta ja jossa lopputulos on hyvin tiedossa. Etenkin ulkoisten epävarmuuksien lisääntyessä tai kehittäessä jotain täysin uutta soveltuvat ketterät menetelmät paremmin”, Siro toteaa.
AI: Uhka vai mahdollisuus?
Tekoäly eli AI tehostaa tietotyötä tulevaisuudessa. Monet kuitenkin pelkäävät, että kehittyessään tekoäly vie monelta asiantuntijalta toimeentulon. Toisinaan tekoälyn sanotaan tekevän lääkärin puolesta diagnooseja, toisinaan kirjoittavan juristin puolesta sopimuksia.
Eivätkä täysin turvassa ole projektipäällikötkään, ainakin jos on uskominen tutkimusyhtiö Gartnerin viiden vuoden takaista tutkimusta. Tuolloin Gartner arvioi, että 2030 mennessä tekoäly tekee leijonanosan projektipäälliköiden silloisista työtehtävistä.
Mutta onko todella niin, että jo kuuden vuoden kuluttua tekoäly hoitaa hommat projektipäällikön puolesta? Tarvitaanko projektipäälliköitä enää sen jälkeen vain murto-osa nykyisestä määrästä? Neljästä haastateltavasta jokainen oli sitä mieltä, että tämä huoli vaikuttaa turhalta.
Uhan sijaan he näkevät tekoälyn kehittymisen mahdollisuutena, sillä se voi tehdä projektipäällikön työstä aiempaa mielekkäämpää. Osa haastatelluista hyödyntää työssään jo nyt hieman erilaisia AI-apureita, mutta toistaiseksi tekoäly ei ole mullistanut heidän tai projektipäälliköiden toimenkuvaa.
Odotukset tekoälyä kohtaan ovat kuitenkin korkealla.
Haastatellut toivovat, että jatkossa tekoäly hoitaisi heidän puolestaan tylsiä, rutiininomaisia työtehtäviä. Esimerkiksi SOK:n Suvi Lintunen käyttää tekoälyä jo nyt dokumenttien kääntämisessä ja toivoo, että tekoäly kantaisi jatkossa ison osan projektipäälliköiden ajoittain kovasta työkuormasta.
”Näen, että projektipäällikön työtehtävien onkin syytä muuttua ja kehittyä vuoteen 2030 mennessä. Tähän asti 2000-luku on ollut raakaa aikaa, sillä työmäärät ja työtahti ovat olleet hirvittävän kovia”, Lintunen sanoo.
Lintusen mielestä projektipäällikön ajan soisi kuluvan enemmän juuri ihmisten johtamiseen esimerkiksi erilaisten dokumenttien ja raporttien vääntämisen ja eri kielille kääntämisen sijaan. Hän pohtii myös sitä, että tekoälyä voisi hyödyntää resurssien ja riskien hallintaa koskevissa työtehtävissä.
”Olisi ihanaa, jos voisin valjastaa tekoälyn haistelemaan datan tai testiautomaatioiden perusteella erilaisia mahdollisia riskejä”, Lintunen visioi.
Tärkeästä datasta ja tekoälystä puhuttaessa nousevat usein kuitenkin esiin tietoturvaan liittyvät kysymykset. Esimerkiksi LähiTapiolassa on voimassa asiakasdatan käytön suhteen täyskielto julkisten tekoälysovellusten osalta. Sitä ei saa antaa tekoälyn analysoitavaksi.
”Menemme hyvin vahvasti tietoturva edellä. Teemme kuitenkin jo paljon tekoälyn hyödyntämistä edesauttavia uudistuksia osana kehityssalkkuamme”, Terhi Ruponen sanoo.
Sekä Ruponen että Sivlén toivovat, että tekoäly toisi helpotusta erityisesti hallinnollisiin töihin, kuten muistiinpanojen rungon ja esitysten tekemiseen. Ruponen ei kuitenkaan täysin osta Gartnerin ennustusta, että tekoäly korvaisi jopa 80 prosenttia projektipäälliköiden työtehtävistä. Silti molemmat ovat vakuuttuneita siitä, että tekoäly muuttaa vahvasti myös projektipäällikön työnkuvaa.
”AI:n kehitys on ollut niin nopeaa”, Ruponen perustelee.
”Tulevaisuudessa tehdään aiempaa tehokkaammin aiempaa mielekkäämpää työtä”, Sivlén toivoo.
Metsä Groupin Marko Siro ajattelee, että esimerkiksi raportointiin liittyvien rutiinien ulkoistamisen lisäksi tekoäly voisi tulevaisuudessa auttaa projektipäälliköitä analysoimaan ja ymmärtämään monimutkaisia projekti- ja yritysmaailman riippuvuuksia.
”Tässä tekoäly voisi auttaa tekemään suuren tuottavuusloikan”, Siro arvioi.
Hän muistuttaa, että työtavat ja -menetelmät muuttuvat koko ajan. Tekoäly on yksi teknologisen kehityksen suuntaus muiden mukana.
”Koen aina teknologisen kehityksen mahdollisuutena”, Siro kiteyttää
Tekoälyapurit vapauttavat aikaa luovaan ajatteluun
Projektipäälliköt voivat siis huokaista helpotuksesta: töitä pitäisi riittää myös tulevaisuudessa. Toisaalta toimenkuva saattaa muuttua merkittävästi nykyisestä. Voidaan ajatella, että käynnissä on murrosvaihe, jonka aikana tietotyötä paiskitaan vanhaan tapaan, mutta samaan aikaan pitäisi löytää aikaa myös oman ammattitaidon kartuttamiseen, kuten uusien teknologioiden omaksumiseen.
Esimerkiksi tekoälyapureista voi olla jo nyt apua monissa rutiininomaisissa projektipäällikön työtehtävissä. Niiden hyödyntäminen voi vapauttaa aikaa esimerkiksi luovaan ajatteluun ja kokonaisuuksien hahmottamiseen, joiden merkitys varmasti korostuu tulevaisuudessa projektipäällikön töissä. Samoin kuin taito viedä asioita jouhevasti eteenpäin paitsi oman tiimin myös eri sidosryhmien kanssa.
Viimeisen sanan tässä artikkelissa annamme Marko Sirolle, joka muistuttaa ettei tekoäly tule viemään projektipäällikön kenties tärkeintä tehtävää.
”Ihmisten johtaminen vaatii tulevaisuudessakin ihmisen johtamaan.”
Pistämättömästi sanottu, vai mitä?
Teksti: Jussi Miettinen
Seuraavan sukupolven projektipäällikön 10 tärkeää ominaisuutta
Tutkimusyhtiö Gartner listasi viime vuonna julkaistussa tutkimuksessa kymmenen ominaisuutta ja taitoa, joita projektipäälliköiltä edellytetään ja jotka auttavat heitä tehostamaan työtään.
- Organisaation tietoisuus
- Tietotekninen taito
- Monialainen yhteistyö
- Päätöksenteko
- Valmius tutkia ja ottaa käyttöön uutta teknologiaa
- Taloudellinen ajattelutapa
- Prosessien ja puitteiden tuntemus
- Asiakaskeskeisyys
- Kasvuhenkisyys
- Kyky valmentaa ja motivoida tiimejä
Lähde: Harvard Business Review
Klarigon visiona on olla Suomen välittävin konsulttitalo. Järjestelmäriippumaton Klarigo välittää taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja analytiikan asiantuntijoita erilaisiin toimeksiantoihin. Klarigon asiantuntijat auttavat teitä mielellään esimerkiksi taloushallinnon järjestelmien kilpailutuksissa ja muissa vaativissa projekteissa. Tutustu Klarigon palveluihin täällä.
