Pieleen menneet tietojärjestelmäprojektit koituvat organisaatioille kalliiksi monin tavoin. Silti tutkimusten mukaan suuri osa hankkeista epäonnistuu. Tehokas projektijohtaminen ja haasteiden priorisointi ovat olennaisia hankkeiden onnistumisen kannalta.
Kohtaamme säännöllisesti uutisia pieleen menneistä tietojärjestelmähankkeista. Yhdysvaltalainen Standish Group tunnetaan tietojärjestelmien käyttöönottoprojekteista kertovista raporteistaan, jotka perustuvat yhtiön keräämään aineistoon 25 vuoden aikana. Standish Groupin tutkimuksen (2020) mukaan 35 % kaikista tietojärjestelmähankkeista pysyy tavoiteaikataulussaan ja -budjetissaan, 46 % hankkeista epäonnistuu osittain ja 19 % hankkeista epäonnistuu kokonaan.
Hankkeiden epäonnistumisprosentti vaihtelee lähteittäin, mutta karkeasti arvioituna jopa 50–70 % tietojärjestelmäprojekteista epäonnistuu alkuperäisissä tavoitteissaan tai ylittää budjetin tai aikataulun. Toisaalta korkeaa epäonnistumisprosenttiarviota on myös kyseenalaistettu. Monet projektiammattilaiset kokevat, että suunnitelmien mukaan toteutettuja projekteja on huomattavasti enemmän kuin epäonnistuneita. Organisaatiot toimivatkin yhä useammin projektipohjaisesti.
Käyttöönoton jälkeisiä arviointeja tehdään kuitenkin vaihtelevasti, eivätkä organisaatiot välttämättä seuraa hankkeiden hyötyjä. Onnistumisen tai epäonnistumisen laajuutta ei voi määritellä uskottavasti ilman luotettavaa vertailua hankkeen toteutuneista kustannuksista, hyödyistä ja ajankäytöstä suhteessa ennusteisiin.
Pieleen menneen hankkeen vaikutukset ovat kauaskantoisia
Mitä hankkeen epäonnistuminen oikeastaan tarkoittaa? Vastauksia on monia. Joissakin tilanteissa se viittaa hankkeen keskeyttämiseen, kun taas toisinaan epäonnistumisen raja menee jo budjetin ja aikataulun ylittymisessä. Projektin johtamisen näkökulmasta onnistuminen tarkoittaa usein suunniteltujen tavoitteiden toteutumista, tulosten toimittamista määräaikojen ja budjetin mukaisesti sekä projektin lopputulosten kytkeytymistä organisaation tavoitteisiin. Projekti on puolestaan epäonnistunut, kun suunnitellut tulokset eivät toteudu riittävällä tasolla.
Tietojärjestelmäprojektit voivat ajautua karille monesta syystä. Syyt vaihtelevat projektin laajuudesta, monimutkaisuudesta, sidosryhmien osallistumisesta ja projektinhallinnan tehokkuudesta riippuen. Epäonnistuminen vaikuttaa kuitenkin korreloivan vahvasti projektin koon, keston ja monimutkaisuuden kanssa. Mitä mittavampi, pitkäkestoisempi ja monimutkaisempi hanke, sitä suurempi epäonnistumisen riski.
Pieleen menneen projektin vaikutukset ovat joka tapauksessa moninaisia. Epäonnistuminen heijastuu suorien vaikutusten, kuten esimerkiksi taloudellisten menetysten, henkilöstön motivaation laskun ja hukkaan menneen ajan lisäksi myös organisaation muihin projekteihin, sillä niukat resurssit joudutaan usein kohdentamaan epäonnisiin hankkeisiin. Jos projekti on erittäin näkyvä tai sillä on suuri merkitys sidosryhmille, sen epäonnistuminen voi vaikuttaa myös yrityksen tai organisaation maineeseen.
On jokseenkin yllättävää, että niin suuri osa tietojärjestelmähankkeista yhä epäonnistuu, vaikka sekä projekteja että projektiammattilaisten rooleja kehitetään jatkuvasti. Kehittyvä teknologiakin on vähentänyt kustannuspaineita – esimerkiksi ohjelmakoodien tuotantokustannukset ovat laskeneet merkittävästi vuosituhannen vaihtumisen jälkeen.
Oikeanlainen johtaminen on kaiken a ja o
Tutkimuksissa on tunnistettu joitakin yhteisiä avaintekijöitä menestykselle. Johdon sitoutuminen on projektin menestyksen kulmakivi. Yrityksen johto vastaa yrityksen strategisesta suunnasta ja resurssien allokoinnista. Kun johto on sitoutunut hankkeeseen, hanke tukee tavallisesti yrityksen strategiaa eikä kilpaile resursseista muiden hankkeiden kanssa. Sitoutunut johto asettaa toiminnallaan tärkeän esimerkin, auttaa ratkomaan hankkeeseen liittyviä ongelmia ja tukee projektipäällikköä.
Sidosryhmien sitouttaminen hankkeeseen on myös edellytys projektin onnistumiselle: kun projektin tavoitteet viestitään sidosryhmille, ne voivat antaa hankkeelle oman panoksensa ja tukensa, mikä vähentää projektia hidastavia ristiriitoja ja vastustusta. Sidosryhmien osallistaminen päätöksentekoon voi johtaa myös parempiin päätöksiin.
Projektin menestys kulminoituu usein projektipäällikön ammattitaitoon, joka korostuu jo projektisuunnitelmaa laadittaessa. Vaikka projektinjohtamiseen liittyvät taidot ovat kaikkein tärkeimmät, toimialan ja erikoistuntemuksen merkitystä ei tulisi vähätellä. Substanssiosaaminen auttaa projektipäällikköä ymmärtämään kunkin alan teknisiä termejä, prosesseja ja standardeja. Hänen on hallittava hankkeen toimintaympäristöä, tavoitteita, aikataulua, budjettia sekä laatuvaatimuksia koko projektin ajan. Lisäksi projektipäälliköltä odotetaan hyviä johtamisen, viestinnän ja neuvottelemisen taitoja. Hänen täytyy olla valppaana, tunnistaa riskejä ja tehdä päätöksiä joustavasti oman päätösvaltansa mukaisesti.
Jokaisen vastoinkäymisen tai ristiriidan haastaminen ei missään nimessä kannata – on järkevämpää keskittyä niihin haasteisiin, joilla on aidosti merkitystä projektin menestyksen kannalta. Jo Winston Churchill kehotti sotilaita valitsemaan taistelunsa: voimavaroja ei kannata hajottaa vaan keskittää sinne, missä panos-tuotos-suhde on korkein. Kaikki mikä kannattaa tehdä, kannattaa tehdä hyvin.
