Työajanhallintaan on saatavilla monipuolisesti erilaisia ratkaisuja. Ennen uuden ratkaisun etsimistä kannattaa kartoittaa organisaation lähtötilanne ja tunnistaa mahdolliset kipupisteet.
Yksi kriittisimpiä henkilöstöhallinnon toimintoja on palkanlaskenta ja siihen oleellisena osana liittyvä työajanhallinta (Time & Attendance). Me klarigolaiset olemme saaneet olla mukana lukuisissa eri hankkeissa etsimässä – ja löytämässä – parasta palkka- ja työajanhallintaratkaisua asiakkaidemme tarpeisiin. Markkinoilla on paljon vaihtoehtoisia ratkaisuja molempiin, ja valinta voi olla vaikea.
Tässä blogissa asiantuntijamme Sari Mattila ohjeistaa, miten työajanhallintaratkaisun valintaa kannattaisi lähestyä.
Mistä lähteä liikkeelle ratkaisun valinnassa?
Työnajanhallintaan liittyvän ratkaisun valintaan vaikuttavat ennen kaikkea organisaation koko ja henkilöstörakenne sekä yrityksessä jo käytössä olevat nykyiset ratkaisut ja työkalut – ja se, voiko niiden käyttöä laajentaa T&A-alueelle. Suuret henkilötietojärjestelmät, kuten SuccessFactors ja Workday, ovat panostaneet valtavasti työajanhallinnan kehittämiseen etenkin viime vuosina. Jos organisaatiolla on jo käytössä toiminnallisuuden tarjoava henkilöstöhallinnon järjestelmä, voiko sen käyttöä kenties monipuolistaa myös T&A-alueelle?
Kustannustietoisille organisaatioille tärkeitä valintakriteereitä keskeisten toiminnallisuuksien lisäksi ovat varsinaisen käyttöönoton hinta sekä säännölliset ylläpitokustannukset, kuten SaaS-maksut. Saatavilla olevat tukitoiminnot ja ratkaisun jatkokehittämismahdollisuudet sekä skaalautuvuus on myös hyvä pitää mielessä. Lisäksi käytettävissä olevat sisäiset resurssit voivat vaikuttaa valintaan.
Joskus ulkoistettu palveluratkaisu voi myös olla varteenotettava vaihtoehto. Yritykset ovat ulkoistaneet palkkahallintoa jo vuosikymmeniä, ja markkinoilla on myös toimittajia, jotka tarjoavat T&A-ulkoistuspalvelua. Ulkoistettua ratkaisua mietittäessä tulee tarkkaan selvittää, mitä palvelu sisältää ja erityisesti, mitä siitä puuttuu. Perinteinen RACI-matriisi, jossa jaotellaan tehtävät ulkoistetun palvelutoimittajan ja oman organisaation kesken, auttaa hahmottamaan palvelukokonaisuutta. Jo tarjouspyyntövaiheessa ulkoistetun palvelun toimittajalta kannattaa tarkastaa, mitä esimerkiksi käyttöönoton jälkeiset muutostyöt maksavat. Myös mahdollisilta referenssiasiakkailta saa arvokasta tietoa päätöksenteon tueksi.
Nykytilan kartoittaminen
Parasta ratkaisua tai parhaita ratkaisuja etsittäessä tulisi lähteä liikkeelle kevyellä, mutta kattavalla nykytilan kartoituksella. Siinä selvitetään muun muassa ketkä osallistuvat prosessiin, mitä he tekevät ja mitkä ovat prosessin manuaaliset vaiheet ja tärkeät aikarajat. On myös tärkeää selvittää sisäiset erot ja mahdolliset lainsäädännölliset vaatimukset eri maiden ja eri henkilöstöryhmien välillä. Prosessikartoituksen jälkeen tulisi käydä läpi nykyinen järjestelmäarkkitehtuuri: mitä järjestelmiä organisaatiolla on käytössä ja miten tietovirrat kulkevat eri järjestelmien välillä. Myös avoimet kysymykset, kuten mikä toimii hyvin ja mikä on huonoa nykytilassa, antavat yleensä paljon tietoa uuden järjestelmän vaatimuksista.
Organisaation asiantuntijoiden kanssa toteutettava nykytilan kartoitus on tärkeää, sillä se usein paljastaa ongelmia, joihin halutaan muutos tai ratkaisu. Esiin tulleet ongelma- tai kipukohdat kirjataan ylös, sillä ne muodostavat tarjouspyyntövaiheen vaatimukset uudelle ratkaisulle. Lisäksi on hyvä miettiä, mitä muita vaatimuksia tai toiveita organisaatiolla on uudelle ratkaisulle ja kirjata ylös toiminnalliset, tekniset sekä lakisääteiset sääntöjen ja määräysten mukaiset vaatimukset. Teknisten vaatimusten keräämiseen kannattaa ottaa mukaan organisaation IT. Hyvin dokumentoiduista vaatimuksista muodostuu tärkeä dokumentti kilpailutukseen ja tarjouspyyntövaiheeseen.
Klarigolla on asiantuntemusta ja kokemusta moninaisista valinta- ja kilpailutustilanteista ja autamme mielellämme näissä usein haastavissakin kartoituksissa. Ota rohkeasti yhteyttä, niin mietitään yhdessä, miten juuri teidän organisaation kannattaisi lähteä liikkeelle!
