Muutosjohtaminen on yrityksille elintärkeä taito nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä. Se edellyttää muutosjohtajilta paitsi tehokasta viestintää myös empatiakykyä ja aitoa välittämistä.
Ympäröivä maailma on muuttunut yhä monimutkaisemmaksi. Liiketoimintaan vaikuttavien epävarmuustekijöiden, kuten pandemioiden, talouden taantuman, ilmastonmuutoksen sekä aseellisten konfliktien uhka, on lisääntynyt entisestään myös Euroopassa. Perustellusti voidaan sanoa, että muutosvauhti ei ole koskaan ollut suurempi kuin tämänhetkisessä, jatkuvasti muuttuvassa ja kehittyvässä liiketoimintaympäristössämme.
COVID-19-pandemia mullisti työn tekemisen tapoja ja vauhditti digitalisaatiota monilla toimialoilla. Pandemian äkillisyys ja nopea leviäminen yllätti monet ja edellytti nopeaa siirtymistä etätyöhön myös toimialoilla, joilla etätyötä ei aiemmin edes pidetty mahdollisena. Keväällä 2020 toteutetun kyselyn mukaan koronapandemian vuoksi etätöihin siirtyneiden osuus oli Suomessa EU-maiden suurin: 60 % vastaajista (https://www.eurofound.europa.eu/data/covid-19). Vaikka pandemian on nyt todettu päättyneen, sen vaikutukset näkyvät yhä työelämässä lisääntyneenä etä- ja hybridityönä.
Jokainen yrityskulttuuri on erilainen
Toimintaympäristön muuttuessa myös erilaisten palveluiden käyttäjien tarpeet muuttuvat jatkuvasti. Siksi jatkuvan muutoksen huomioiminen on välttämätöntä myös projektityössä. Tietojärjestelmähankkeita ei kannata johtaa enää pelkästään tietojärjestelmähankkeina, vaan osana muuttuvaa liiketoimintaympäristöä. Projektin onnistumista voidaan tukea parhaiten johtamalla koko muutosprosessia lähtötilanteesta kohti projektissa määriteltyä tavoitetilaa. Projektijohtamisen kurinalaisuus ja metodologia kannattaa integroida eteenpäin katsovaan visioon, sitoutumisen rakentamiseen sekä kulttuuriin, jossa painotetaan ihmisiä ja muutoksenhallintaa.
Muutoksen onnistumisen kannalta on parasta, jos muutosta johdettaessa huomioidaan sekä organisaation että yksilön näkökulmat. Yrityksen näkökulmasta on tärkeää, että tavoiteltu muutos on linjassa yrityksen strategian kanssa – muutos vaikuttaa koko organisaatioon ja sen pitkän aikavälin menestykseen, ja siksi on tärkeää viestiä, kuinka tavoiteltu muutos edistää näitä tavoitteita. Jokainen yrityskulttuuri on erilainen, ja muutosjohtajan on otettava tämä huomioon muutosta suunnitellessaan ja toteuttaessaan. Kulttuurin ymmärtäminen auttaa tunnistamaan mahdollisen muutosvastarinnan muodot ja kehittämään toimintatapoja niiden voittamiseksi.
Jotta muutoksen kielteiset vaikutukset liiketoimintaan jäisivät mahdollisimman vähäisiksi, on tarpeellista ennakoida, kuinka muutos vaikuttaa yrityksen henkilöstöön. Näin voidaan varautua mahdollisiin sudenkuoppiin. Tehokas viestintä on avain muutosjohtamisessa: on tärkeää viestiä muutoksen syistä, tavoitteista ja edistymisestä selkeästi ja johdonmukaisesti. Tämä vähentää henkilöstön kokemaa epävarmuutta ja auttaa valjastamaan koko organisaation muutoksen tueksi.
Muutosjohtaminen sisältää myös empatiaa
Esihenkilöt ovat joutuneet sopeutumaan ja oppimaan tiimien johtamista tehokkaasti etäympäristössä, joka vaatii uudenlaisia viestintä- ja johtamistyylejä. Henkilöstölle osoitettu empatia ja optimismi ovat tiedottamisen lisäksi ratkaisevan tärkeitä, koska empatian avulla johto osoittaa ymmärtävänsä henkilöstön näkökulmia ja huolenaiheita. Optimismi puolestaan tukee muutoksen myönteisiin puoliin ja sen tuomiin etuihin keskittymisessä. Virtuaalisten tiimien johtamisessa on huomioitava myös aikavyöhyke-erot sekä teknologiainfrastruktuuri, jotta henkilöstön keskinäinen vuorovaikutus ja yhteistyö tukevat työn tekemistä. On tärkeää varmistaa, että viestintä tavoittaa koko henkilöstön eri kanavien ja menetelmien avulla.
Muutosjohtaminen on prosessi, joka vaatii jatkuvaa tarkkailua ja sitoutumista kaikilta organisaation tasoilta. Hyvä muutosjohtaminen ottaa huomioon sekä yrityksen että henkilöstön tarpeet ja pyrkii löytämään näiden välille tasapainon. Muutoksen vaikutusta kannattaa seurata ja mitata. Tämä auttaa arvioimaan muutoksen onnistumista ja korjaamaan tarvittaessa suuntaa selkeästi ja johdonmukaisesti.
Muutoksen johtaminen ei ole enää valinnaista, vaan elintärkeä taito nykypäivän jatkuvasti muuttuvassa liiketoimintamaailmassa. Ainoa varma asia on muutos, ja sen tehokas johtaminen on avain yrityksen menestykseen ja kestävyyteen. Se on myös johdolle keino viestiä välittävänsä henkilöstöstään.
Teksti: Pirjo Akselin
Artikkelikuva: Minna Laukkanen
