Taina Lehtonen, Director, Payroll & HRIS, työskentelee Mehiläisellä ja vastaa työssään palkanlaskennasta ja HR-järjestelmistä. Nyt hän kertoo yhteistyöstään Klarigon, Suomen välittävimmän konsulttitalon, kanssa.
”Parasta työssäni on monipuolisuus ja vaihtelevuus – koskaan ei tiedä, mitä päivän aikana tapahtuu. On aina uusia asioita, joita pääsee pohtimaan. Pääsen kohtaamaan uusia ihmisiä. Ja uudet haasteet palkitsevat aina.
Olen työskennellyt Mehiläisellä nyt noin 2,5 vuotta. Tulin alun perin palkanlaskennan kehittämisen projektipäälliköksi, ja aloimme kartoittaa HR-järjestelmiä. Päädyimme valinnassamme Workdayhin, ja toimin käyttöönotossa projektipäällikkönä. Projektin myötä päädyin nykyiseen työnkuvaani, eli vastaan palkanlaskennasta ja HR-järjestelmistä.
Yhteistyömme Klarigon kanssa alkoi, kun tarvitsimme projektin alkuvaiheessa apua Testing Manager -rooliin. Olin siis itse projektipäällikkönä, eikä muita työntekijöitä ollut hallinnollisella puolella. Totesimme, että minun työaikani ei riitä siihen, että varmistan kaikkien asioiden tapahtuvan kuten pitää. Sitä kautta Klarigo tuli mukaan tiimiin – he olivat koko projektin ajan ja vielä sen jälkeenkin tekemässä töitä kanssamme ja auttamassa meitä. Ehdimme tehdä pitkään yhteistyötä, ja klarigolaisista jäi todella hyvä vaikutelma.
Workday-projektin tavoitteena oli saada yksi järjestelmä käyttöön kaikkiin HR-asioihin.
Workday-projektin tavoitteena oli saada yksi järjestelmä käyttöön kaikkiin HR-asioihin. Käytimme aikaisemmin Mepcoa, lähinnä työsuhteen elinkaaren hallintaan. Sen lisäksi käytimme Elbit Skillsiä kurssi-ilmoittautumisia ja rekrytointia varten. Wordissa puolestaan olivat kehityskeskustelujen materiaalit, Powerpointissa tavoitteiden asettaminen ja Excelissä bonushyväksynnät. Näitä dokumentteja läheteltiin ympäriinsä, eikä kukaan oikein koskaan tiennyt, missä viimeisin ja ajankohtaisin versio liikkuu. Siksi halusimme kaikki nämä sisällöt yhteen järjestelmään. Ja johdolla oli jo silloin myös globaalit markkinat tähtäimessä.
Workday ei ollut meille entuudestaan tuttu. Meille sanottiin, että järjestelmän käyttöönotto on matka, joka alkaa nimenomaan käyttöönottopäivästä – ei siis niinkään projektin aloituspäivästä. Vahvasti olemme edelleen sillä matkalla. Lähdimme projektiin ehkä eri tavalla kuin moni muu. Ensimmäinen asia, jonka teimme vuodenvaihteessa 2020-2021 oli, että esihenkilöt arvioivat edellisen vuoden tavoitteita ja tekivät bonus- ja tulospalkkiokierroksen Workdayn kautta. Näin lähdimme opettelemaan uuden järjestelmän käyttöä. Johto oli tyytyväinen tähän ratkaisuun, sillä he saivat näin suoraan näkymän siitä, miten prosessit etenevät järjestelmässä ja mikä on kokonaiskuva.
Suomessa meillä on henkilöstöä noin 25 000.
Järjestelmä tuli heti kaikille käyttöön. Meillä on noin 70 yritystä konsernissamme, ja otimme järjestelmän käyttöön koko henkilöstölle. Workdayta käyttävät niin esimiehet kuin työntekijät ja ammatinharjoittajat. Suomessa meillä on henkilöstöä noin 25 000. Ulkomailla emme ole vielä ottaneet järjestelmää käyttöön, mutta tämäkin on työn alla ja seuraava askel.
Alallamme on niin keikkatyöläisiä kuin kuukausipalkkalaisiakin, ja yrityksiä on monta. Siksi sama työntekijä saattaa olla yhdessä yksikössä kuukausipalkkalaisena ja toisessa yksikössä keikkalaisena. Se, että yhdellä henkilöllä voi olla monta työsuhdetta, haastaa esihenkilöä: hänen pitää tietää, missä henkilö on tekemässä mitäkin ja millaisella työsuhteella. Pyrimme koko ajan tehostamaan näitäkin prosesseja – yritämme siis periaatteessa ehkäistä, että esihenkilöt eivät pääsisi tekemään virheitä ja vääriä merkintöjä järjestelmiin.
Vaikka projektin aikana puhuimmekin vain Suomesta, päädyimme tekemään globaalit prosessit. Halusimme, että prosessit toimisivat kaikissa liiketoiminnoissa samalla tavalla. Ja nyt kun on jo vähän käyttökokemusta, olemme pystyneet muokkaamaan prosesseja; kun on tekemässä tiettyä asiaa, autetaan esihenkilöä ja rajataan vaihtoehtoja, joita hän pystyy valitsemaan järjestelmässä. Näin yritämme vähitellen selvittää, miten saisimme järjestelmää entistäkin paremmaksi.
Tässä on hyvin paljon muutoksia ja kasvua – tavallaan myös muutoksenhallintaa – mutta ennen kaikkea eteenpäin kouluttamista uuden järjestelmän tiimoilta. Varsinaiset prosessit eivät ole muuttuneet. Meillä esihenkilöt ovat aiemminkin vastanneet asioista. Heidän ei ole tarvinnut ilmoittaa HR:lle rekrytointitarpeesta, vaan esihenkilöt ovat hoitaneet rekrytoinnit ja tarvittaessa muokanneet työsuhteita. HR on toki tukenut, mutta tämä kaikki on ollut meillä aina esihenkilön vastuulla alusta loppuun.
On ehdoton hyöty, että kaikki HR-prosessit ovat nykyään samassa järjestelmässä ja saamme helposti dataa ulos.
Järjestelmä on erilainen aiempiin verrattuina, mikä on vaatinut myös ajatusmallin muutosta. Aluksi esihenkilöt kokivat, että heitä työllistetään aiempaa enemmän, mutta toisaalta uudessa järjestelmässä on sellaisia vaiheita, jotka on ennen hoidettu esimerkiksi sähköpostitse. On ehdoton hyöty, että kaikki HR-prosessit ovat nykyään samassa järjestelmässä ja saamme helposti dataa ulos. Ei ole enää erikseen lappuja, joita etsitään eri paikoista.
Tulevaisuudessa hyöty tulee olemaan se, että näemme asioita myös globaalisti ja saamme muiden maiden henkilöstöt järjestelmäämme. Näkyvyys esimerkiksi kehityskeskustelutuloksiin ja tavoitteiden asettamiseen on myös tehostunut. Sisältöä on vaikea katsoa, jos se on jossakin Wordissa tai Powerpointissa. Kun kaikki on yhdessä järjestelmässä, kehityskeskusteluista on helpompi raportoida ja tietoja voidaan tarkastella aiempaa kokonaisvaltaisemmin.
Pystymme paremmin hyödyntämään henkilöstön osaamista ja näemme, miten joku on siirtynyt tehtävästä toiseen. Pystymme tarjoamaan työntekijän kiinnostuksen kohteiden perusteella uusia tehtäviä. Nämä ovat ehkä vielä tulevaisuuden haaveita, joita tavoittelemme. Se vaatii sitä, että järjestelmää on käytetty jonkin aikaa; vain näin dataa pääsee kertymään. Nämä eivät ole välittömiä hyötyjä, mutta uskon, että ne ovat puolestaan tulevaisuuden hyötyjä.
Workday ja sen käyttöönotto tukevat toimintaamme ja sen kasvua.
Workday ja sen käyttöönotto tukevat toimintaamme ja sen kasvua. Meille tulee kuukausittain muutama uusi yritys mukaan kokonaisuuteemme, muun muassa fuusioitumisten kautta. Nämä ihmiset saadaan myös helposti mukaan järjestelmään.
Kun kilpailutimme järjestelmiä, totesimme, että mikä tahansa vaihtoehdoistamme palvelisi meitä, sillä ne kaikki palvelevat globaalisti monia yrityksiä. Workday tuntui kuitenkin Mehiläisen ajatusmaailmaan sopivimmalta. Vaikka olemme 112-vuotias ja henkilöstömäärältään iso konserni, ajatusmallimme on startup-henkinen. Tehty voittaa täydellisen, ja jos teemme virheitä, korjaamme asian. Emme usko siihen, että pitäisi ensin viilata suunnitelmat täydellisiksi ja sitten vasta toimia. Workday ja sen viilaaminen matkan varrella istuu siis tähän ajatusmalliin. Järjestelmää myös kehitetään koko ajan eteenpäin. Järjestelmä tuntui meille sopivalta.
Kun ilmoitimme esihenkilöille, että yhteisprojekti Klarigon kanssa on valmis, he sanoivat, että näistä osaajista ei saa päästää irti.
Klarigo auttoi meitä tosi paljon. Tuotantoonlähdön jälkeen se oli lähinnä käytännön lisäkäsiparina olemista – klarigolaiset olivat tekemässä kaikkea, mitä omakin porukkamme teki. He auttoivat myös esihenkilöitä, ja saivat loistavaa palautetta niin IT-puolelta kuin esihenkilöiltämmekin. Kun ilmoitimme esihenkilöillemme, että yhteisprojekti Klarigon kanssa on valmis, he sanoivat, että näistä osaajista ei saa päästää irti. He jopa miettivät, voisiko heidät palkata Mehiläisiksi.
Klarigon konsultti piti projektia hienosti käsissään, ja hän toi myös omaa ja Klarigon osaamista mukanaan. Hänellä oli valmiita pohjia, miten asioita voidaan viedä eteenpäin. Hänelta saimme sellaisia havaintoja, joita emme itse olleet ymmärtäneet: hän veti testivaiheen aloittamisen käytännössä kokonaan. Hän tiesi, millaisia asioita meidän tulee ottaa huomioon, millaisia testiryhmät olivat ja mitkä olivat meidän vastuumme. Hän ei tuonut esille vain kovaa faktaa, vaan hän osasi esittää asiat siltä kantilta, miksi niiden toteuttaminen on tärkeää ja mikä jokaisen rooli missäkin osassa on. Se oli hienoa.
Emme edes huomanneet, että klarigolaiset olivat jostain muualta, sillä he sulautuivat joukkoon, osaksi Mehiläisiä.
Klarigosta oli siis ehdottomasti lisäarvoa. Yhteistyö klarigolaisten kanssa sujui tosi hyvin sekä omasta että tiimimme mielestä. Emme edes huomanneet, että klarigolaiset olivat jostain muualta, sillä he sulautuivat joukkoon, osaksi Mehiläisiä. Sitä ei oikeastaan edes muista, että he eivät olleet meidän työntekijöitämme. Aina kun tarvitsimme lisäkäsiä tai esimerkiksi sisällöllistä osaamista, saimme heti apua. Toisaalta myös silloin, kun tarpeemme vähenivät, he joustivat hienosti. Pystyimme yhdessä miettimään, millaisia tarpeita meillä on. Voin siis lämpimästi suositella Klarigoa Workday-projekteihin ja muihinkin yhteistöihin.
Mehiläisellä seuraava askeleemme on globalisaatio, ja uusien maiden saaminen järjestelmään on iso tavoite.
Mehiläisellä seuraava askeleemme on globalisaatio, ja uusien maiden saaminen järjestelmään on iso tavoite. Haluamme viilata prosesseja entistä helpommiksi esihenkilöille. Otamme juuri uutta Expenses / Kulut -osiota käyttöön vuodenvaihteessa, minkä johdosta yksi järjestelmä poistuu taas käytöstä ja lisää siten Workdayn käyttöä. Kun palikoita tulee lisää, esihenkilöiden työ helpottuu. Tavoitteenamme on siirtää entistäkin enemmän toiminnallisuuksia Workday-järjestelmään ja saada sitä kautta työarkea helpotettua.”
