Ihmisulottuvuus jää usein pienelle huomiolle projektityötä käsittelevässä tutkimuksessa. Muutoksen johtamisella tulisi olla suuri merkitys projektinhallinnassa, sillä se tukee henkilöstöä muutokseen sopeutumisessa ja edesauttaa hankkeiden onnistumista.
Projektien menestystekijät ovat olleet jo vuosikymmenten ajan yksi keskeinen aihealue projektityötä käsittelevässä tutkimuksessa. Tarkastelunäkökulmat painottuvat kuitenkin usein prosesseihin ja toimintoihin, jolloin tutkimuksessa käsitellyt projektiongelmat ovat heijastelleet lähinnä teknisiä ongelmia.
Esimerkiksi muutoksenhallinta on saatettu mieltää kapeasti pelkästään hallinnolliseksi prosessiksi, jonka avulla projektisuunnitelman muutokset hyväksytään ja otetaan käyttöön. Tällöin ihmisten rooli muutosprosessin toteuttajina ja usein muutoksen kohteena on jäänyt olemattomalle huomiolle. Vastaavasti projektin tulosten käyttöönottoa on voitu tarkastella teknisenä suorituksena huomioimatta sitä, mitä muutos edellyttää uusia toimintatapoja opettelevilta asiakkailta ja työntekijöiltä. Vaikka viime vuosina projektityötä on ryhdytty tekemään entistä ketterämmin ja johtamisessa on korostunut aiempaa inhimillisempi ote, mikään näistä ei ole korvannut muutoksen johtamisen tarvetta.
Projekteja toteuttavat ihmiset – eivät prosessit tai tietojärjestelmät. Ihmiset ovat inhimillisiä, ja monet tekijät, kuten tunteet, sosiaalinen paine, kognitiiviset vinoumat ja ajatusmallit, saattavat vaikuttaa kykyymme tehdä päätöksiä ja toimia rationaalisesti. Muutos voi aiheuttaa epävarmuutta ja ahdistusta, ja on inhimillistä pelätä muutosta ja suhtautua siihen vastahakoisestikin. Joskus muutoksen toteuttaminen voi edellyttää saavutetuista eduista luopumista, mikä voi osaltaan lisätä huolestuneisuutta. Henkilöstön huolenaiheiden kuunteleminen ja huomioiminen on yksi keskeinen osa muutoksen johtamista. Siksi muutoksen johtamisen tulisi olla oleellinen osa projektinhallintaa, varsinkin silloin kun projektiin liittyy merkittäviä muutoksia toimintaympäristössä.
Muutosjohtamisella kohti yhteisiä tavoitteita
Muutoksen johtamisella tarkoitetaan niitä menetelmiä ja työkaluja, joiden avulla hankkeen sidosryhmiin kuuluvia henkilöitä ohjataan muutoksessa ja joiden avulla heitä kuljetetaan eteenpäin kohti yhteistä päämäärää. Muutosjohtaminen voi sisältää uusien toimintatapojen käyttöönottoa, koulutusta ja valmennusta, viestintää erilaisissa kanavissa – tai vaikkapa muutoksia organisaatiorakenteessa. Muutosjohtamisen tavoitteena on varmistaa, että organisaatio ottaa projektin tuotokset käyttöön mahdollisimman sujuvasti ja luopuu samalla aikaisemmista toimintatavoista.
Muutoksen johtamiseen on kehitetty useita erilaisia toimintamalleja, joista Kotterin (1996) kehittämä 8-vaiheinen malli on edelleen yksi tunnetuimpia, ehkä käytetyimpiäkin.
Kotterin kahdeksan porrasta ovat:
- Muutoksen tärkeyden tunteen luominen
- Voimakkaan ohjausryhmän muodostaminen
- Vision luominen
- Visiosta keskusteleminen
- Muiden toiminnan valtuuttaminen
- Lyhyen ajan voittojen saavuttaminen
- Kehityksen vahvistaminen ja muutoksen toteuttamisen jatkaminen
- Uusien toimintatapojen vakiinnuttaminen
Kotterin mallin mukaan ensiksi analysoidaan markkina- ja kilpailutilannetta ja luodaan perusta muutoksen välttämättömyydelle. Jo projektia käynnistettäessä pyritään tunnistamaan hanketta mahdollisesti uhkaavat kriisit. Kotter pitää tärkeänä, että hankkeelle nimetään riittävän vahva ohjausryhmä muutoksen läpiviemiseksi. Kotter korostaa myös johdon sitoutumisen ja henkilöstön osallistamisen tärkeyttä. Yhteisen vision avulla muutoksen vaikutukset saadaan suunnattua halutulla tavalla. Visiosta keskustellaan laajalti, jotta saadaan henkilöstön tuki muutokselle. Lisäksi henkilöstöä rohkaistaan ottamaan vision mukaisia riskejä ja toteuttamaan epätavallisia ideoita.
Kotterin mukaan on tärkeää, että jo projektin aikana otetaan käyttöön suorituskykyä parantavia toiminnallisuuksia ja annetaan tunnustusta tähän osallistuvalle henkilöstölle. Muutoksen toteuttamista voidaan vauhdittaa palkitsemalla vision mukaan toimivaa henkilöstöä ja virkistämällä prosessia tuoreilla näkökulmilla. Lopuksi uudet toimintatavat vakiinnutetaan sanoittamalla yhteys yrityksen menestyksen ja halutun käyttäytymisen välillä.
Ihmiset ja prosessit yhdessä muutosjohtamisen tukena
ADKAR-malli (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement) kehitettiin reilun 10 vuoden aikana yli 900 organisaatiosta kertyneen tutkimustiedon perusteella. Mallin kehittämisen lähtökohtana oli se, että muutoksen ”ihmisulottuvuuden” ongelmat ovat yleisimmin mainittu syy projektien epäonnistumiseen. ADKAR keskittyy kuitenkin prosesseihin eikä tee eroa organisaatiomuutosten tai henkilötason muutosten välillä (Hiatt 2006).
ADKARin ensimmäisellä portaalla henkilö tulee tietoiseksi muutoksen luonteesta, sen perusteista ja riskeistä. Tämän jälkeen henkilössä herää halu kohdata muutos ja tukea sitä, missä tarvitaan määrättyä tietämystä ja osaamista. Muutosta toteuttaessaan henkilö tai ryhmä osoittaa käytännössä omaksumansa teoreettiset tiedot. Muutosta ylläpidetään ulkoisilla ja sisäisillä tekijöillä, joita ovat esimerkiksi muutokseen liittyvät tunnustukset ja palkinnot sekä tyytyväisyys omiin saavutuksiin tai muihin muutoksen tuomiin etuihin (Hiatt 2006).
Moran & Brightmanin (2001) mukaan muutosjohtaminen on prosessi, jossa organisaation suuntaa ja rakennetta sekä henkilöstön kyvykkyyttä uudistetaan jatkuvasti, jotta organisaatio voi paremmin palvella asiakkaidensa jatkuvasti muuttuvia tarpeita. Muutos on osa nykyaikaista liiketoimintaa – eikä pitäisi olla epäilystäkään siitä, kuinka tärkeää organisaatiolle on kyky tunnistaa, missä sen tulee olla tulevaisuudessa ja miten sinne pääsemisen edellyttämiä muutoksia tulisi hallita.
Muutos on väistämätön seuraus projektien toteuttamisesta. Se, miten muutosta johdetaan, vaikuttaa suoraan hankkeen onnistumiseen. Projektijohtaminen ja muutosjohtaminen tukevat toisiaan: niiden avulla projektissa päästään haluttuun lopputulokseen ja vahvistetaan samalla henkilöstön muutoskyvykkyyttä. Tämä puolestaan auttaa henkilöstöä sopeutumaan jatkuvaan muutokseen.
Teksti: Pirjo Akselin
Artikkelikuva: Minna Laukkanen
