Kun Oral lähti keväällä 2025 osana Colosseum Dental Groupia rakentamaan yhteistä HR-järjestelmäalustaa Euroopan laajuisesti, tavoitteena ei ollut pelkkä järjestelmänvaihto. Kyse oli toimintatapojen yhtenäistämisestä, henkilöstödatan laadun parantamisesta ja tulevaisuuden kasvun mahdollistamisesta. Projektin keskiössä oli myös vahva projektijohtaminen ja kyky tehdä oikeita päätöksiä oikeaan aikaan. Oralin Sara Mäki-Kala (Director, HR and internal communications) kertoo, miten Workday-hanke vietiin onnistuneesti maaliin ja millainen rooli Klarigon asiantuntijoilla oli matkan varrella.
Menestyksekkään muutoksen taustalla kasvun tuomat tarpeet
Oralin Workday-matka alkoi tarpeesta vastata voimakkaan kasvun mukanaan tuomiin haasteisiin. Colosseum Dental Group oli kasvanut vuosien aikana sekä orgaanisesti että yritysostojen kautta, minkä seurauksena eri maissa käytettiin erilaisia HR-järjestelmiä ja toimintamalleja. Henkilöstödata oli hajallaan, prosessit erosivat toisistaan ja kokonaiskuvan muodostaminen oli haastavaa.
Tavoitteena oli luoda yhteinen, moderni HR-alusta, joka tukisi kaikkia konsernin maita. Liiketoiminnan näkökulmasta kyse oli paremmasta raportoinnista, datan läpinäkyvyydestä ja johtamisen tueksi saatavasta analytiikasta. HR:lle hanke merkitsi mahdollisuutta automatisoida prosesseja, vähentää manuaalista työtä ja yhtenäistää toimintatapoja koko organisaatiossa.
Workday valikoitui ratkaisuksi sen käyttäjäystävällisyyden, jatkuvan kehityksen ja vahvan markkina-aseman ansiosta. Erityisesti järjestelmän kyky kehittyä asiakkaan tarpeiden mukana vakuutti organisaation.
Projektin sydämessä kokenut projektijohtaja
Yksi hankkeen keskeisistä onnistumistekijöistä oli vahva projektijohtaminen. Oralin Director, HR and Internal Communications Sara Mäki-Kala toimi hankkeessa keskeisessä roolissa yhdistäen liiketoiminnan, HR:n, eri sidosryhmät ja kansainvälisen projektiorganisaation yhteisen tavoitteen taakse.
Mäki-Kalan mukaan laajan ja monikansallisen hankkeen onnistuminen vaati ennen kaikkea kykyä rakentaa yhteistyötä eri osapuolten välille.
”Tärkeintä oli avoin kommunikaatio. Kun haasteita tuli, ne käsiteltiin nopeasti eikä niitä lakaistu maton alle.”
Sara Mäki-Kala, Oral, Director, HR & internal communications
Projektissa työskentelivät Oralin HR-asiantuntijat, IT-edustus, kumppanit, kansainvälinen implementointitiimi sekä eri maiden HR-edustajat. Lisäksi hanketta ohjasi johtoryhmätason ohjausryhmä, joka varmisti päätöksenteon ja strategisen tuen koko projektin ajan.
Mäki-Kala korostaa, että erityisesti huolellinen projektisuunnittelu, selkeät vastuut ja loppukäyttäjien osallistaminen olivat ratkaisevia tekijöitä projektin onnistumisessa.
Tekninen toteutus rakennettiin vaiheittain
Oralin Workday-käyttöönotto keskittyi ensimmäisessä vaiheessa henkilöstöhallinnon ydintoimintoihin. Tavoitteena oli rakentaa vakaa perusta, jonka päälle järjestelmää voidaan kehittää vaiheittain myös tulevaisuudessa.
Projektissa käyttöön otettiin Workdayn keskeiset HR-moduulit:
· Core HCM, joka kattaa organisaatiorakenteet, positiot, henkilötiedot sekä työsuhteen koko elinkaaren
· Compensation, jolla hallitaan muun muassa palkkarakenteita ja palkitsemiseen liittyviä prosesseja
· Absence Management, joka tukee lomien ja poissaolojen hallintaa
· Time Tracking, jolla työajanseuranta saatiin osaksi yhtenäistä HR-kokonaisuutta
Valittu toteutusmalli mahdollisti sen, että tärkeimmät prosessit saatiin ensin yhden alustan piiriin ennen seuraavia kehitysaskeleita.
Projekti vietiin läpi Workdayn projektimenetelmien mukaisesti selkeissä vaiheissa: Initiate, Architect, Configure, Validate ja Deploy. Jokaisessa vaiheessa oli määritellyt tavoitteet ja hyväksymiskriteerit. Konfiguraatioita tehtiin iteratiivisesti ja prosesseja testattiin ja validoitiin Unit Test- ja End-to-End -testausvaiheissa. Lisäksi testausvaiheessa mukana ollut, erikseen nimetty ja tulevista käyttäjistä muodostettu pilottiryhmä auttoi tunnistamaan käytännön kehityskohteita jo ennen käyttöönottoa.
Workdayn toimitusmalli ohjasi vahvasti kohti parhaita käytäntöjä. Projektin aikana yksi keskeisimmistä oivalluksista liittyikin ajattelutapaan. Aluksi vanhoja prosesseja pyrittiin sovittamaan uuteen järjestelmään, mutta nopeasti huomattiin, ettei se tuota parasta lopputulosta.
Sen sijaan fokus siirtyi toimintamallien uudistamiseen Workdayn logiikan mukaisiksi. Tämä muutos oli ratkaiseva, koska sen avulla järjestelmästä saatiin irti sen todellinen arvo.
“Kun lopetimme vanhojen prosessien pakottamisen uuteen järjestelmään, asiat alkoivat loksahtaa paikoilleen.”
Klarigo asiakkaan sparraajana ja päätöksenteon tukena
Jo hankkeen alkuvaiheessa Oral tunnisti tarvitsevansa rinnalleen kokeneen Workday-kumppanin, joka katsoisi kokonaisuutta nimenomaan asiakkaan näkökulmasta.
Klarigo toimi projektin aikana riippumattomana neuvonantajana ja sparraajana ja tuki esimerkiksi tilanteissa, joissa järjestelmän mahdollisuuksia, konfiguraatiovalintoja tai projektin laajuutta arvioitiin pitkän aikavälin näkökulmasta.
”Tarvitsimme vahvaa Workday-asiantuntijuutta Suomesta – kumppanin, joka ymmärtää järjestelmää syvällisesti mutta tarkastelee asioita meidän näkökulmastamme asiakkaana.”
Erityisen arvokkaaksi Klarigon tuki osoittautui konfiguraatiopäätöksissä, projektin laajuuden määrittelyssä sekä käyttöönoton valmisteluissa. Kokemus useista Workday-projekteista auttoi tunnistamaan riskejä ennakolta ja välttämään ratkaisuja, joiden vaikutukset olisivat voineet näkyä vasta vuosien päästä.
Mäki-Kalan mukaan yksi suurimmista hyödyistä oli se, että asiakkaalla oli käytössään asiantuntijoita, jotka osasivat kysyä oikeita kysymyksiä oikeaan aikaan.
”Emme edes tienneet, mitä emme tienneet. Klarigon asiantuntijat tunnistivat projektin kriittiset pisteet ja varmistivat, että ymmärsimme päätösten vaikutukset ennen kuin etenimme.”
Klarigon asiantuntijat toimivat Oralin tiimin tukena koko projektin elinkaaren ajan aina käyttöönoton suunnittelusta go-liven jälkeiseen hypercare-vaiheeseen.
Muutosjohtaminen alkaa ennen käyttöönottoa
Työkalun vaihtaminen on harvoin vain tekninen projekti. Oralilla muutoksenhallinta nähtiin alusta asti osana koko hanketta.
Organisaatiota valmisteltiin muutokseen pitkäjänteisellä viestinnällä, kohdennetuilla koulutuksilla ja aktiivisella osallistamisella. Esihenkilöitä ja henkilöstöedustajia otettiin mukaan jo varhaisessa vaiheessa, ja käyttäjät pääsivät kokeilemaan järjestelmää ennen käyttöönottoa.
Mäki-Kalan mukaan tärkein oppi oli, että muutosjohtaminen ei ole projektin loppuvaiheen tehtävä.
”Muutosjohtaminen ei ole yksittäinen steppi projektin lopussa. Se on koko projektin läpi kulkeva punainen lanka.”
Johdon näkyvä sitoutuminen ja selkeä viestintä auttoivat rakentamaan luottamusta koko organisaatiossa ja tukivat uuden toimintatavan omaksumista.
Aikataulussa maaliin – ja valmiina seuraavaan vaiheeseen
Laajassa kansainvälisessä hankkeessa aikataulussa pysyminen ei ole itsestäänselvyys. Oral onnistui kuitenkin viemään projektin maaliin suunnitelmien mukaisesti.
Merkittävä onnistuminen oli myös datan laatu: henkilöstödata saatiin siirrettyä laadukkaana, mikä vaati paljon työtä mutta panostus maksoi itsensä heti takaisin. Kolmantena
onnistumisena Mäki-Kala mainitsee käyttäjätyytyväisyyden: ”Saamamme palautteen perusteella uuden järjestelmän käyttöönotto on sujunut todella hyvin. Valmistautuminen ja koulutukset toteutuivat suunnitelman mukaisesti varmistaen sujuvan käyttöönoton.” Myös integraatiot sekä niiden rakentaminen onnistuivat odotusten mukaisesti. Lisäksi jatkuvan tuen toimintamallit rakennettiin valmiiksi jo ennen järjestelmän tuotantokäyttöä.
Mäki-Kala nostaa esiin myös projektitiimin poikkeuksellisen sitoutumisen.
”Kaikki avainhenkilöt pysyivät mukana alusta loppuun. Yhteishenki oli poikkeuksellinen, ja can do -asenne kantoi läpi koko projektin.”
Workdayn käyttöönotto ei kuitenkaan ollut päätepiste, vaan uuden vaiheen alku. Seuraavaksi Oral keskittyy Learning & Development -kokonaisuuden kehittämiseen sekä henkilöstön osaamisen johtamisen vahvistamiseen Workdayn avulla.
Workday-projekti on ennen kaikkea päätösten projekti
Kun Mäki-Kalalta kysytään, mitä neuvoja hän antaisi organisaatiolle, joka on aloittamassa omaa Workday-matkaansa, vastaus on selkeä: panosta datan laatuun, varmista riittävät omat resurssit ja opettele hyödyntämään järjestelmää sen omilla vahvuuksilla.
Samalla hänen kokemuksensa kiteyttää myös Klarigon roolin hankkeessa.
”Vahva Workday-osaaminen asiakkaan puolella on yksinkertaisesti ero hyvän ja erinomaisen lopputuloksen välillä. Projektin aikana yhteistyömme syveni aidoksi kumppanuudeksi. Klarigo ei jäänyt sivustaseuraajaksi, vaan osallistui aktiivisesti kokonaisuuden kehittämiseen ja asiakkaan edun varmistamiseen.”
Oralin Workday-matka osoittaa, että onnistunut käyttöönotto syntyy teknologian, vahvan projektijohtamisen, huolellisen muutoksenhallinnan ja oikean asiantuntijatuen yhdistelmästä. Kun nämä tekijät kohtaavat, syntyy ratkaisu, joka palvelee organisaatiota pitkälle tulevaisuuteen.
Kuvat: Niina Stolt